Gerenciamento de Portfólios Corporativos: Introdução
Postado em 2 de set. de 2018 por Antonio Plais
Originalmente postado por Lianne Bodenstaff & Dick Quartel*, no blog da BiZZdesign – Tradução autorizada
Para muitas organizações o panorama empresarial está se tornando fora de controle. Simplesmente se manter junto com a concorrência e com os mercados em evolução significa que a organização está renovando constantemente os serviços oferecidos aos clientes. Estes novos serviços são suportados por novos processos, aplicativos e infraestrutura que são adicionados ao panorama, tornando-o maior e mais complexo. Outras organizações são confrontadas com fusões, levando a sistemas de informação que têm funcionalidades duplicadas. Elas sentem falta de uma visão geral do sempre crescente panorama de aplicativos e, assim sendo, não têm uma base apropriada para tomar decisões bem fundamentadas.
Gerenciamento de Portfólio Corporativo
Para ganhar o controle sobre estes grandes panoramas, é necessário se afastar do obrigatório esforço de racionalização ocasional e das maneiras aleatórias de gerenciar estes panoramas. Assim sendo, as organizações procuram uma forma de implementar um processo contínuo para avaliar o panorama usando critérios relevantes para o negócio, decidir sobre prioridades de investimento com base na sua valorização, e agir de acordo com estas decisões. Muitas organizações escolhem reunir, por exemplo, aplicativos e projetos em portfólios. Gerentes de portfólio têm uma visão geral melhor do panorama e podem gerenciá-los como um grupo, ao invés de ter que gerenciar cada aplicativo e projeto por si mesmo. Orçamentos são alocados no nível mais estratégico do portfólio, evitando discussões detalhadas pela alta direção sobre pequenas iniciativas.
O Gerenciamento de Portfólios Corporativo (EPM-Enterprise Portfolio Management) é uma abordagem integrada de gerenciamento de portfólios que avalia atentamente o planejamento estratégico contra os vários portfólios de ativos interdependentes, como portfólios de produtos e portfólios de projetos.
Existe uma diferença entre administrar as coisas que você tem (ativos) e as coisas que você quer (mudanças). Um portfólio de ativos pode consistir, por exemplo, de serviços, produtos, aplicativos e servidores. Gerenciar tais portfólios significa que você considera quais ativos você quer adquirir, manter, mudar, substituir ou desativar. Com base nestas decisões, iniciativas de mudança são formuladas para realizar estas mudanças. Estas iniciativas podem tomar a forma familiar de programas e projetos, mas nós temos visto cada vez mais frequentemente as organizações se moverem em direção a uma forma de trabalho baseada em fluxos de valor e entrega contínua. Nossa abordagem de EPM se aplica a isto também. Estas iniciativas, por sua vez, são gerenciadas através de portfólios onde decisões sobre a alocação de recursos, investimentos e planejamento são feitas. Roteiros detalhados mostram, por exemplo, quais produtos podem ser lançados em que momento. Periodicamente, tanto o portfólio de ativos como o de mudanças são acessados e reajustados com base no seu desempenho e nas novas prioridades de negócio.
A Relação com a Arquitetura Corporativa
A arquitetura corporativa fornece uma abundância de informações sobre a sua organização. Usar isto como base para o gerenciamento de portfólios trará uma visão geral corporativa do panorama, enquanto o conecta com as diferentes disciplinas tais como o gerenciamento estratégico.
Definir portfólios significativos é um pré-requisito para o gerenciamento de portfólios de sucesso. As decisões sobre, por exemplo, quais produtos, projetos ou aplicativos são gerenciados em um portfólio define o sucesso ou fracasso do EPM na sua organização. A arquitetura corporativa auxilia nesta discussão fornecendo as interdependências entre os diferentes elementos de um portfólio e do seu contexto. Por exemplo, um portfólio de aplicativos poderia armazenar aplicativos relacionados com um certo canal (e.g. Internet), uma função ou processo de negócio específico (e.g. Vendas), um grupo específico de partes interessadas, um stack de tecnologia, ou qualquer outro agrupamento coerente que seja considerado relevante a partir de uma perspectiva de negócio.
Outra razão importante para o uso da arquitetura corporativa é a visão ampla da empresa que ela proporciona. Relacionar portfólios com a estratégia organizacional é a meta que muitos CxOs têm. Alinhar as diferentes disciplinas garante o gerenciamento coerente e efetivo nos níveis estratégico, de negócio e técnico.
Você pode usar sua arquitetura corporativa para comparar diferentes visões da organização, por exemplo, para conduzir uma análise de impacto ou fazer um cálculo de custo para diferentes alternativas de investimento, uma vez que estas visões são baseadas no mesmo modelo subjacente. Para ilustrar isso, considere o seguinte exemplo: um fornecedor de software oferece um aplicativo de monitoramento para seus clientes. Sua funcionalidade básica é monitorar o desempenho de outros aplicativos, como websites. É possível, no entanto, comprar funcionalidades adicionais que permitem programar robôs para realizar monitoramento composto. Isto permite monitorar se, por exemplo, a funcionalidade de logon do website está funcionando adequadamente. O gerente de portfólio de aplicativos vê isso como um aplicativo, que deveria ser gerenciado como uma unidade. No entanto, o gerente de portfólio de projetos considera a implementação disso como dois projetos distintos. Para os gerentes de portfólio de aplicativos e de projetos integrarem suas decisões de gerenciamento, eles precisam ter uma visão consistente do panorama de aplicativos. Usar a arquitetura corporativa como um modelo subjacente acordado garante visões consistentes e, portanto, comparáveis, através das disciplinas.
Em Direção a um EPM de Sucesso
Até aqui nós discutimos quais os ingredientes necessários para fazer um gerenciamento de portfólios de sucesso, mas realizar isso não é uma sinecura. É muito importante conduzir uma fase de desenho detalhada, na qual as partes interessadas e suas metas e preocupações são identificadas, são definidos portfólios alinhados com essas metas, e um modelo de valorização é desenhado para endereçar as preocupações destas partes interessadas. Em outras palavras, é importante pensar sobre o que você quer gerenciar e para quem você está fazendo isso.
As preocupações das partes interessadas são, então, endereçadas através de painéis de controle que visualizam os valores das métricas aplicáveis de uma forma intuitiva. Painéis de controle são uma forma poderosa de endereçar estas preocupações de uma forma direta. Um painel de controle efetivo mostra as informações relevantes de uma maneira clara, intuitiva e compreensível.
Depois de desenhar sua abordagem EPM, você pode operacionalizar seus planos, inventariando seus ativos e iniciativas, analisando o valor que eles têm e tomando as decisões (de investimento) usando os painéis de controle desenhados.
Nesta postagem nós ilustramos o que o EPM pode fazer pela sua organização. O EPM cria uma visão ampla da sua organização que leva em consideração todos os seus níveis, desde a estratégia até a infraestrutura. Desta forma, decisões de investimento contribuem para a estratégia da empresa. Veja na nossa postagem Gerenciamento de Portfólios Corporativos: Decidindo sobre os Investimentos para mais informações sobre a tomada de decisões e sobre investimentos usando o EPM.
* Lianne Bodenstaff e Dick Quartel são consultores da Bizzdesign, empresa líder em ferramentas para modelagem da arquitetura corporativa, representada no Brasil pela Centus Consultoria.
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