Quando é importante automatizar uma decisão?

postado em 16 de ago. de 2016, por Antonio Plais

A maioria das pessoas é capaz de identificar uma decisão quando vê uma. Ela tem um problema pela frente, determina que fatores devem ser levados em consideração para resolver o problema, levanta os dados que irão suportar sua decisão, e finalmente faz uma escolha entre as diversas alternativas que estão sendo consideradas.

“Uma decisão é tomada com base em valores de fatos de condições que levam à escolha do valor do fato de conclusão, tomado entre os valores alternativos disponíveis.”

Nós tomamos centenas de decisões, todos os dias: que roupa vestir, o que comer, que caminho seguir para o trabalho, que coisas comprar, e assim por diante. As organizações tomam milhares de decisões todos os dias, em todos os níveis hierárquicos: qual o preço da oferta de um produto, que empregados selecionar para uma tarefa, quanto pagar por um insumo, que fornecedores selecionar para fornecer um material ou serviço, que transportadoras utilizar para um dado pedido de venda, que impostos incidem sobre uma venda, e qual o seu valor, e assim em diante. 

Mas não basta saber que as decisões existem e que elas acontecem espalhadas por toda a organização. É necessário estabelecer orientações para quem irá tomá-las, entender quais as condições que devem se avaliadas e quais as opções de conclusão que podem ser escolhidas. Em muitos casos as decisões são total ou parcialmente automatizadas e, neste caso, é necessário estabelecer os critérios para decidir que decisões valem o esforço despendido para a sua automatização. 

Antes de mais nada, é importante entender que as decisões existem na organização independente de sua automatização ou não. Decisões manuais são feitas por pessoas, com ou sem o auxílio de sistemas informatizados. Uma organização que possua um sistema de aprovação de pedidos que mostra em uma tela as informações relativas à situação de crédito do cliente (limite de crédito, saldo em aberto e em atraso, avaliação externa de crédito, etc.) e registra a decisão de um analista de crédito (aprovado, não aprovado) não está, efetivamente, automatizando esta decisão. Ela continua sendo uma decisão manual! 

Traduzindo este conceito de uma forma bem direta: Decisões automatizadas são tomadas pelos sistemas SEM a interferência direta de qualquer pessoa ou processo manual. 

Decisões automatizadas são particularmente críticas quando é difícil, ou não econômico, para as pessoas se mantere atualizadas em relação às condições e valores de condição e de conclusão que uma decisão exige, ou processar este volume de informação em tempo hábil para manter o processo onde esta decisão se insere ágil e eficiente.

Tipicamente, decisões com as características abaixo são candidatas naturais à automatização:

• Existe um grande número de regras de negócio (condições) que devem ser avaliadas em curto espaço de tempo
• As regras de negócio mudam com frequência em função de:
  • mudanças nas políticas ou na legislação
  • as regras são dependentes do momento da aplicação (descontos sazonais, por exemplo) ou da localização geográfica (impostos e taxas locais, por exemplo)
• As regras mudam com frequência em função de variáveis do mercado ou da estratégia da empresa (preços diários – ou horários – em supermercados, por exemplo), tipo de cliente, custos de frete, etc.
• As regras devem ser disseminadas e entendidas por um grande número de pessoas, possivelmente em localizações geográficas diferentes e com níveis de treinamento e entendimento variado

Como decidir que decisões devem ser automatizadas?

Nem todas as decisões são necessariamente adequadas para automatização. As decisões que melhor se prestam à automatização possuem as seguintes características:

• A decisão é repetível
  • Existe um padrão que deve ser seguido para a tomada da decisão e que pode ser automatizado
• A decisão é não-trivial
  • É importante que os benefícios de tornar a tomada da decisão mais acurada, rápida ou confiável sejam maiores que o custo de sua automatização
• O processo ou evento de negócio que contém ou dispara a decisão está claramente identificado
  • Sabemos quando, onde e porque a decisão é tomada
• A informação necessária para a tomada da decisão é conhecida
  • Podemos identificar todos os dados necessários para a tomada da decisão
• O conhecimento necessário para a tomada de decisão é claro
  • Conhecemos toda a legislação, normas, padrões, melhores práticas, objetivos e estratégias do negócio necessários para uma tomada de decisão consciente
• É necessário conhecimento e governança da lógica do negócio
  • Precisamos ter a certeza que a decisão está sendo tomada de acordo com as regras estabelecidas
• É necessário garantir que as regras de negócio e os valores dos fatos de condição estão atualizados e de acordo com a estratégia e os objetivos da organização

Identificadas as decisões que devem ser automatizadas, resta escolher a melhor maneira de explorar, analisar, avaliar e definir as alternativas de conclusão e as condições a serem consideradas. Este é o objetivo da modelagem de decisões, e em outros artigos detalharemos como isto é feito através de notações como o DMN-Decision Model and Notation, do OMG, e metodologias como o TDM-The Decision Model.