7 Técnicas poderosas de análise (3) – Análise de Processos
Postado em 1 de set. de 2017 por Antonio Plais
Originalmente postado por Marc Lankhorst*, no blog da BiZZdesign – Tradução autorizada
Nas postagens anteriores, descrevemos a análise de dependências e a análise de impactos. Estes dois tipos de análise focam no que você poderia chamar o estado estático da sua empresa, ou a empresa em descanso. Mas existe também a empresa em movimento, onde olhamos para o comportamento da empresa, em particular os seus processos.
Análise de processos baseada no tempo
O Bizzdesign Enterprise Studio suporta várias formas de análise de processos baseadas no tempo.
Primeiro, em diagramas de processo BPMN você pode verificar a consistência sintática dos seus processos. Estes são alguns dos testes que você pode realizar:
- Deve existir pelo menos um evento de início e um evento de término
- Um evento intermediário deve ter um fluxo de entrada e um fluxo de saída
- Um desvio (gateway) deve ter vários fluxos de entrada ou vários fluxos de saída
- Alvos em um desvio baseado em evento não devem ter fluxos de sequência de entrada adicionais
- Um evento de término deve ter uma condição precedente
E estes são apenas alguns dos exemplos simples entre várias dezenas de testes.
Segundo, você pode analisar várias propriedades relacionadas com e operação eficiente dos seus processos, como, por exemplo, no contexto do gerenciamento de processos Lean. Exemplos incluem a transferência de trabalho entre papéis dentro de um processo (o que você, normalmente, gostaria de minimizar para evitar transferências demoradas e sujeitas a erros), ou a quantidade de retrabalho (ou seja, fluxos circulares em seu processo).
Terceiro, para fins de conformidade e gerenciamento de riscos, você pode fazer uma referência cruzada entre tarefas e papéis, controles e riscos, para avaliar se, por exemplo, você implementou a separação de responsabilidades de forma correta, ou adotou as medidas de mitigação adequadas para os riscos operacionais.
Finalmente, os tipos mais avançados de análise avaliam o comportamento dos processos ao longo do tempo. No Enterprise Studio, você pode adicionar informações ao seu modelo de processo BPMN relacionadas com o tempo de execução, tais como atraso, distribuição de probabilidade e tempo médio de processamento. Quando você faz isto para todas as tarefas em um modelo de processo de negócio, você pode analisar o caminho crítico do seu processo e calcular quanto tempo ele demorará em média, e qual o tempo máximo que ele pode levar. As telas abaixo ilustram isto, onde as etiquetas nas tarefas mostram seu tempo médio de processamento, e, no canto inferior esquerdo, você pode ver o resultado de um cálculo de caminho crítico.
Este tipo de análise ajuda você a encontrar gargalos e atrasos desnecessários, e são muito úteis para a otimização de seus processos de negócio. Análises similares podem ser feitas para calcular, por exemplo, o custo médio associado com a execução deste processo, ajudando você a otimizá-lo ainda mais.
Naturalmente, este tipo de análise requer dados de entrada acurados, mas este pode ser um assunto sensível, por razões óbvias. Para tarefas (semi)automáticas, dados de tempo normalmente podem ser adquiridos do sistema de TI utilizado. Por exemplo, em centrais de atendimento, estatísticas abrangentes são mantidas para otimizar os seus processos. Mas, para muitos outros tipos de trabalho, esta informação não está prontamente disponível, e as pessoas em geral se sentem ameaçadas se você deseja medir isto. E, dado o potencial de uso indevido de tal informação, eles não podem ser acusados por serem cuidadosos. Mais ainda, eles podem mudar o seu comportamento quando você está medindo seu desempenho, de forma que os dados não serão corretos de qualquer forma. Para evitar isto, deve estar claro que o resultado de tais análises só será usado em seu benefício, por exemplo, para reduzir sua carga de trabalho, e não somente para “otimizar” o número de pessoas. Isto é um importante aspecto de qualquer análise que envolva pessoas.
Acompanhe na próxima postagem como a análise de modelos pode ajudá-lo a gerir o ciclo de vida de seus ativos organizacionais e iniciativas de mudança com mais eficácia.
* Mark Lankhorst é Gerente de Consultoria & Evangelista-Chefe de Tecnologia da Bizzdesign, empresa líder em ferramentas para modelagem da arquitetura corporativa, representada no Brasil pela Centus Consultoria.
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